在企业的日常运作中，除了以数据库形式存在的结构化信息之外，还会产生大量以纸张文件为代表的非结构化信息，如审批签字文件、证明文件、往来传真、报价单、标书、合同、表格、档案等。这些纸张文件在企业的内部信息组成中占据了非常重要的位置，但传统的纸张文件管理面临许多难以克服的问题，如不易存储、备份、检索，传递速度慢且效率低，容易被窃取且难以追踪等。文件生命周期管理系统即是提高文件管理效率的有效平台。